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PR-Tipp 277: Wann lohnt sich eine Pressekonferenz?

Die Pressekonferenz (PK) ist ein „Instrument“, das bei häufiger Benutzung seine Kraft verliert. Deshalb sollte man überlegen, ob die zu vermittelnde Botschaft wirklich so wichtig und interessant ist, dass es sich für die Journalisten lohnt, ihre Redaktionen für mehrere Stunden zu verlassen. Journalisten möchten schnell und komprimiert viele Fakten für einen Artikel oder Beitrag bekommen. Sie werden dafür aber nur zur Pressekonferenz kommen, wenn sie sich Neuigkeiten versprechen, die sie auf anderem Weg (Telefonat, Online-Recherche) nicht bekommen. Oder sie kommen, weil sie Fragen stellen wollen. Man lädt also sinnvollerweise nur dann zu einer Pressekonferenz, wenn man grundsätzliche und großartige Neuerungen zu verkünden hat: Neuer Vorstand mit neuem Konzept, neues Geschäftsfeld, Bilanz-PK et cetera. Pressekonferenzen sind vor allem im Krisenfall wichtig und nötig, um Informationen zu kanalisieren!

Einladung als Appetitanreger

Frage und Antwort: Pressekonferenzen benötigen gute Vorbereitung. Das gilt besonders, wenn kritische Themen besprochen werden sollen. (Foto: Fotolia.com)

Idealerweise wirkt die Einladung zur Pressekonferenz wie eine kleine Vorspeise: Sie soll Appetit, aber keinesfalls satt machen. Die Einladung muss so formuliert werden, dass das Interesse der Journalisten sofort geweckt wird. Wer jedoch die ganze Story erfahren möchte, muss sich selbst auf den Weg zur Pressekonferenz machen. Hier erfährt er dann alle Details und bekommt gleichzeitig die Möglichkeit, durch Fragen zusätzliche Informationen zu erhalten.

Doch nicht nur der interessante Inhalt macht eine gute Presse-Einladung aus. Genauso wichtig ist die Gestaltung der Einladung. Hier gilt: Der erste Eindruck entscheidet. Deshalb ist ein übersichtliches und klar strukturiertes Layout erforderlich. Dem Empfänger muss sofort klar sein, wer ihn einlädt und warum er das tut. Außerdem: Wo muss er wann hinkommen und wer dient dort als Gesprächspartner? Eine Telefonnummer für Rückfragen ist ebenfalls Standard für jede Presse-Einladung.

Rückantwort für weitere Absprachen

Zu einer Einladung an die Medien zur Pressekonferenz gehört auch eine Rückantwort. Auf der Rückantwort gibt man den Journalisten die Möglichkeit, zu- oder abzusagen. Des Weiteren können sie hier zusätzliche Wünsche notieren - einen Interviewtermin, eine Drehgenehmigung oder die Zusendung der Pressemappe. Zudem können die Journalisten auf der Rückantwort mögliche Änderungen ihrer Kontaktdaten mitteilen.

Mit der Rückantwort schlägt man zwei Fliegen mit einer Klappe: Der Organisator kann ungefähr abschätzen, wie viele Journalisten zur Pressekonferenz kommen und gleichzeitig seinen Medienverteiler aktualisieren. Wenn keine oder nur wenige Zu- oder Absagen zur Pressekonferenz kommen, sollten die Gastgeber nicht gleich unruhig werden. Oft entscheiden Redaktionen kurzfristig, ob ein Termin besetzt wird und wer ihn wahrnimmt.

Achtung: Eine Pressekonferenz ist immer auch ein Forum zum Meinungsaustausch. Journalisten haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen und persönliche Statements der Teilnehmer zu erhalten. So kann es passieren, dass auch Themen angeschnitten werden, die noch nicht spruchreif oder sogar kritisch sind.

(hil)

 

©2017 Medienbüro Müller-Bringmann/24.01.2017

Katrin Hilger

Redakteurin – Getreu dem Motto des Medienbüros "Wir texten aus Leidenschaft" ist der Schwerpunkt ihrer Tätigkeit im Medienbüro das Erstellen von Texten aller Art. Auch die redaktionelle Verantwortung von Mitarbeiter- und Verbandszeitschriften gehört zu ihrem Aufgabengebiet. "Wir sind Journalisten und wissen genau was die Medien wollen, das ist der Vorteil für unsere Kunden", findet Katrin Hilger.

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