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PR-Tipp 264: Am Ball bleiben: Projektmanagement-Software für Anfänger

Die Arbeitswelt wird durch die Digitalisierung immer flexibler. Zwischenschritte der Wertschöpfungskette, Spezialaufgaben, Randbereiche, sie werden an externe Firmen vergeben, die diese Aufgaben schneller und kosteneffizienter umsetzen können. Diese Entwicklung macht auch vor der PR-Arbeit nicht halt. Doch wie behält man die Übersicht, wenn der externe Kollege nicht im selben Bundesland sitzt oder auf demselben Kontinent? Wir geben einen kleinen Einblick in Projektmanagement-Software (PM-Software), die auch bei der Öffentlichkeitsarbeit helfen kann.

Die Arbeitswelt wird zunehmend digitaler, ob nun bei der Datenpräsentation oder der Organisation von Projektgruppen. Foto: Pixabay.

Als Traditionalist arbeitet man ja gerne mit Telefon und Exceltabelle. Damit stößt man heute – wo Termine an externen Mitarbeitern und Fotografen vergeben und Unternehmensmagazine von Netzwerken umgesetzt werden – schnell an seine Grenzen. Via PM-Software können Teammitglieder gleichzeitig an verschiedenen Teilaspekten eines Projektes arbeiten. Der Fortschritt ist dann jederzeit für alle sichtbar. Doppelte Arbeiten werden so vermieden, genau wie lästiges Nachfassen via Telefon.

Was kann PM-Software?

Im Grunde gibt es inzwischen kaum einen Aspekt mehr, den PM-Software nicht abdeckt. Die Angebote reichen vom leicht zugänglichen Cloud-Dienst für einfache Projekte und kleine Teams ohne jegliche Installation bis hin zu All-In-One-Lösungen, die die gemeinsame Arbeit von der Planung, über das Controlling bis hin zur Umsetzung und Rechnungstellung unterstützen. Auch auf die speziellen Bedürfnisse bestimmter Branchen angepasste Lösungen gibt es.

Konkret bieten selbst die kleinen Tools von einfachen To-Do-Listen, Kommentar- und Chatfunktionen, Filesharing bis hin zur Definition von Meilensteinen viele Funktionen, mit denen sich der Fortgang der Arbeiten ohne großen Aufwand nachverfolgen lässt. Ist der Text schon fertig? Wurde der Termin vereinbart? Sind die Fotorechte geklärt? All das und wesentlich mehr, lässt sich hinterlegen und von allen schnell einsehen.

Was ist zu bedenken? Das Anforderungsprofil

Generell gilt vor der Einführung von PM-Software in Abteilungen und Unternehmen: Die Mitarbeiter müssen es annehmen. Wird die Software von Anfang an als zusätzlicher Aufwand wahrgenommen, wird sich ihr Nutzen in engen Grenzen halten. Deshalb ist eine Einführung Pflicht. Bei einem gemeinsamen Treffen sollten die Vorteile, die alle von der Verwendung haben, herausgestrichen werden. Zudem empfiehlt sich, von vornherein eine Lösung auszuwählen, die möglichst genau dem eigenen Anforderungsprofil entspricht. Bietet sie zu wenig, schnürt sie ein zu enges Korsett für die Arbeit. Bietet sie zu viele Optionen, erschwert das den Team-Mitgliedern den Start und kann zu abwehrenden Reaktionen führen.

Ebenfalls nicht vernachlässigen sollte man den eigenen Führungsstil. Wer Wert auf lückenlose Dokumentation aller Vorgänge legt, sollte sich nach PM-Software mit Fokus auf Text umschauen, wer die meisten Inhalte direkt im Meeting bespricht, kann auf grafischere und leichtere Lösungen setzen.

Tipps zum Hineinschnuppern

Der Markt ist inzwischen groß. Wer in verschiedene Programme hineinschnuppern will, kann nicht nur mehrwöchige kostenlose Probezeiten nutzen. Manche Firmen bieten für kleine Teams auch kostenlose Basisversionen ihrer Dienste an. Je nach Anforderungsprofil kann deren Funktionsumfang sogar für das geplante Vorhaben reichen. Zu einer vergleichsweise aktuellen Übersicht verschiedener PM-Software-Lösungen und ihren Konditionen geht es beispielsweise hier.

Wir beim Medienbüro haben uns übrigens für das auf Simplizität ausgelegte Trello entschieden. Haben Sie selbst auch schon Erfahrungen gesammelt? Was benutzen Sie?

(cp)

 

 

©2016 Medienbüro Müller-Bringmann/13. September 2016

viewtv - Ausgabe Juni 3/13.

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Carsten Preis

Redakteur – im Medienbüro ist er für das Erstellen sämtlicher Textformen für Print und Online sowie der internen und externen Kommunikation verantwortlich. Weitere Aufgabengebiete: Redaktion und Konzeption von Mitarbeiter- und Verbandszeitschriften, Aufbau und Pflege der Social Media-Kanäle, Konzeption und Organisation von Medienterminen.

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