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#03: E-Mail Versand

Wer eine Nachricht mit Hilfe eines Pressetextes in die Medien bringen will, kommt an der E-Mail als „Transportmittel“ nicht mehr vorbei.

Als Kommunikationsmedium hat sie dem Fax oder dem Brief schon längst den Rang abgelaufen. Doch viele Redaktionen erhalten inzwischen dutzende E-Mails am Tag.

Deshalb ist es wichtig, vor dem Versand einige Formalien zu beachten.

Oberstes Gebot: Die Redaktion muss auf einem Blick erkennen, um welches Thema es sich handelt. In die Betreffzeile gehört daher unbedingt ein aussagekräftiger Titel. Das Wort „Pressemitteilung“ reicht definitiv nicht aus.

Auch die Anlage im pdf-Format muss einen Namen haben, der Auskunft über den Inhalt gibt. Am besten ist es, den Pressetext nicht nur als Anhang zu senden, sondern auch direkt in die E-Mail einzukopieren. 

Außerdem darf der Verteiler von den Adressaten nicht gesehen werden. Die Adressen müssen deshalb in die Zeile Blind Copy (Bcc).

Zum Schluss empfiehlt es sich, unter den Pressetext in der E-Mail nähere Angaben zum Absender zu machen, vor allem aber eine Telefonnummer für mögliche Rechercheanfragen anzugeben. (dh)

 

©2011 Medienbüro Müller-Bringmann

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